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Wie man Papiere klassifiziert, um sie leicht zu finden

Wie? 'Oder' Was Papiere klassifizieren ? Was zu tun ist mit Papiere zu halten ? Sie finden keine mehr Papier- für dein Büro oder ein Rechnung Was brauchen Sie? Sie lassen sich von der begrabenPapierkram administrative, die Mail, das Rezepte bei dem die PapiereBanken oder Versicherungen ? Alles praktisch bietet Ihnen daher eine Methode effektiv in 6 Schritten, um nie wieder überwältigt zu werden und organisieren leicht die Lager von Papiere in Eins Arbeitsmappe, ein Lagerschrank, ein Stauraum oder sogar a Regal.Entdecken Wie? 'Oder' Was Archiv seine Papiere ein für alle Mal.

wie man die Papiere klassifiziert, um sie zu finden

6 Schritte zum Klassifizieren von Rechnungen, wichtigem Papier, Post ...

1- Vor dem Aufräumen: Definieren Sie den Ort eines strategischen Punktes

Dieser strategische Standort ist der Ort, an dem Sie das öffnen müssen Mail täglich.

Es kann der Eingang, das Wohnzimmer oder die Küche sein, das Wichtigste ist, dass es in Sicht ist.

An dieser Stelle platzieren Sie entweder a Schuhkarton entweder ein beliebiger Behälter oder ein Mülleimer Papier- : Jeder Müll kann den Trick machen.

Im Schuhkarton, in einem Korb in Korbwaren oder in einem anderen Behälter entsorgen Sie die Ware in loser Schüttung, ohne sie zu sortieren Mail zu antworten, die Rechnungen zu bezahlen, die Papiere wichtigs zu archivieren und in den Müll werden Sie sie werfen Prospekt und unnötige Umschläge.

Tipps

Begrenzen Sie Papiere!

Bevorzugen Sie Lastschrift

Verwalten Sie Ihre Konten online

Erhalten Sie Ihre Aussagen per E-Mail

Lehne sie ab Prospekt im Briefkasten verteilt, deutlich erkennbar

2 - Vor dem Aufräumen: Definieren Sie den Ort eines zweiten strategischen Punktes

Dieser Ort kann ein oder mehrere Regale, Bibliotheksregale, das Innere eines Möbelstücks sein: Kommode, Schrank, Schublade unter dem Bett, Modul unter einem Tisch). Dort speichern Sie Dateien, die Rechnungen und Papier enthalten.

3 - Vor dem Lagern: Installieren Sie das Lagermaterial

Stellen Sie an der Stelle, an der Sie die Post öffnen möchten und an der Sie ein Schließfach oder einen Schuhkarton aufgestellt haben, einen Locher und einen Gefrierbeutel auf, der mit einem Reißverschluss verschlossen werden kann.

In diese Tasche stecken Sie ein Scheckheft, Briefmarken, Büroklammern, Umschläge, ein RIB, einen Stift und Haftnotizen.

Das heißt, das gesamte Material, das erforderlich ist, um Ihre Rechnungen bezahlen und Ihre E-Mails beantworten zu können.

4 - Lagerung von Papieren: die anzuwendende Methode

Sobald eine Rechnung, ein Kontoauszug oder ein Brief eintrifft, öffnen Sie sie und lesen Sie sie. Entsorgen Sie den Umschlag nach Möglichkeit, indem Sie ihn in den Papierkorb werfen.

Wenn es sich um einen unwichtigen Geschäftsbrief handelt: Werfen Sie ihn sofort weg.

Wenn es sich um einen dringenden Brief handelt, antworten Sie sofort darauf (keine Entschuldigung, da Sie alle erforderlichen Materialien im Schließfach oder in der Box haben.

Legen Sie den dringenden schriftlichen Brief oder die bezahlte Rechnung mit Anmerkungen in den Schuhkarton oder das Schließfach, auf den Stapel in der Mitte aller anderen Papiere in dem Behälter, den Sie vorbereitet haben: Schuhkarton, Schließfach.

Wenn die Rechnung ist nicht dringend, wenn Sie keine Zeit haben, es zu beantworten, reichen Sie es bei den anderen ein Papiere im Schließfach oder Schuhkarton. Jede Woche zur gleichen Zeit übertragen Sie es auf die Dossier angemessen.

Denn und dies ist die einzige Lösung, die nie wieder einmal pro Woche an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Zeit überfordert ist. Es ist notwendig, sich in eine Routine zu verwandeln!

Ab heute nehmen Sie jede Woche zur gleichen Zeit (zum Beispiel am Sonntagabend) die Schachtel oder den Behälter mit, um den Inhalt zu überprüfen, die Briefe zu beantworten, die Rechnungen zu bezahlen und jedes Papier bereits in einen Ordner zu übertragen zu diesem Zweck in Ihrem Ordner vorgesehen.

Wenn Sie nicht einige Rechnungen oder Briefe erhalten, können Sie diese lose im Schließfach lassen und jede Woche an dem angegebenen Tag die Post bezahlen oder beantworten.…

Wenn Sie viele Rechnungen erhalten, bereiten Sie im Container 3 Ordner mit einem Etikett vor, auf dem Folgendes angegeben ist:

- diese Woche zu bezahlen.

- innerhalb von 15 Tagen zu bezahlen

- vor Monatsende zu zahlen

Wenn Sie eine erhalten Mail Minister, seien Sie nicht geizig auf den Hemden, Sie werden sie durch Aktionsverben identifizieren (lesen, klassifizieren, antworten, bezahlen, organisieren ...)

Diese Sortierung, Natürlich ist nur eine Woche gültig.

Die besten Freunde der Papieraufbewahrung

- Perforierte Plastikfolien

- Hemden und Unterhemden aller Farben

- Interleaves

- Ein Rechnungsordner (pro Jahr)

- Etiketten

- Ein Locher

- Büroklammern

Öffnen Sie jedes Jahr einen anderen Ordner, in dem das Jahr am Rande angegeben ist.

In diesen Ordner legen Sie:

Das Rechnungen, Quittungen, Hotelnotizen, bezahlte und mit Anmerkungen versehene Quittungen (Zahlungsdatum, Schecknummer und Bankname) in den entsprechenden Ordnern in Plastik. Verwenden Sie eine Haftnotiz, wenn Sie Ihre Notizen vervollständigen müssen.

Korrespondenz in Bezug auf diese Rechnungen oder Quittungen.

Wenn das Datum der E-Mail oder des Kontoauszugs schwer zu lesen ist, schreiben Sie es entweder direkt oder mithilfe von Post it besser lesbar um.

Aber mach nicht Aufräumen niemals im Aktenschrank Rechnungen unbezahlt!

Um sich zurechtzufinden, wählen Sie für jeden Bereich eine Hemdfarbe

Beispiel:

Rot für die Bank

Blau für die Versicherung

Gelb für Fahrzeuge

Grün für HiFi-Geräte

Pink für Kinder

Aber Sie können Ihre eigenen Hemden und Unterhemden herstellen, wenn Sie Geschenkpapier haben oder in coolen Mustern bemalt sind!

Es bleibt eine sehr persönliche Entscheidung. Das Wichtigste ist, es richtig zu identifizieren, um schnell die Papiere zu finden, die Sie gespeichert haben und die Sie benötigen.

Das Wichtigste bei der Aufbewahrung von Papieren und sobald Sie einen Ordner verwenden, um ihn zu beschriften, ohne zu vergessen, die Erstellungsdaten auf dem Etikett anzugeben

Zögern Sie nicht, mehrere Unterordner in derselben Datei zu verwenden. Verabrede dich mit ihnen.

Und Trennwände verwenden! Dank dieses Systems finden Sie leicht das richtige Dokument an dem Tag, an dem Sie es benötigen.

Bankpapiere klassifizieren

Was die Aufbewahrung von Bankpapieren betrifft, wenn Sie Kunden verschiedener Banken sind, wenn Sie viele Belege von diesen erhalten und wenn sich die Scheckstummel ansammeln, reicht ein Aktenschrank nicht aus.

Stecken Sie sie in Taschen mit Reißverschluss, die nach Monat und Bank sortiert sind. Sie werden alles in loser Schüttung in eine Box legen, die ebenfalls beschriftet ist.

Sie tun dies, indem Sie eine Box für Ihre "großen Akten" verwenden, wie zum Beispiel die Kaufurkunde für das Haus, die Bankakten (z. B. für Lebensversicherungen, Verträge und Konditionen machen nicht ein paar Blätter, aber es ist ein Ganzes Feile ... unmöglich zu stanzen und in einen Aktenschrank zu schlüpfen.

Um jedoch zu vermeiden, dass zu viele Kartons vorhanden sind, da dies keine Dokumente sind, die Sie häufig herausbringen, bewahren Sie sie in demselben Karton auf (wobei Sie natürlich darauf geachtet haben, sie in einem fest verschlossenen und beschrifteten Ordner zu gruppieren.

Bewahren Sie diese Kisten auf dem Dachboden oder in einem nicht feuchten, staubfreien Keller auf. Oder sogar unter einem Bett!

5 - Und die Aufbewahrung anderer Papiere? Papier Identität oder Verordnungen

Offensichtlich keine Frage der Klassifizierung der Rechnungen bezahlt, das Familienbuch und die Bestellungen des Arztes zusammen!

Jedem seine eigene Akte!

L.Aufbewahrung wichtiger Papiere, Versicherungen, Steuern, Kinder (eine pro Datei), Gesundheit, Berufsleben, Auto, Zuhause usw. ... Öffnen Sie entweder eine andere Arbeitsmappe oder verwenden Sie die gerade geöffnete.

Abgesehen davon, getrennt durch einen Teiler, gruppieren Sie jedes der wichtigen Papiere in ihrer perforierten Plastikhülle oder in Ordnern in betitelten Dateien, die nach Sektoren gruppiert sind.

Sie tun dies für die verschiedenen Fernseh-, Internet-, Telefon-, Wartungsverträge (Heizung, Heizkessel ...), für jedes andere Papier und für Fotokopien.

Fotokopieren Sie Ihre Papiere

Machen Sie Fotokopien aller wichtigen Dokumente: Personalausweis, Reisepass, lebenswichtiges Kartenzertifikat, Familienbuch und alle Papiere, die uns Ihr Leben lang begleiten sollten. Und natürlich nicht dort aufbewahren, wo sich die Originale befinden, sondern im Büro oder in einem Safe.

Scannen Sie Ihre Papiere

Personalausweis, Reisepass, Führerschein, Ihr Flugticket, die Telefonnummer bei Verlust der Kreditkarte und die Nummer dieser Karte. Erstellen Sie auf dem Computer in Ihrer Mailbox im Abschnitt "Entwürfe" einen Ordner mit allen Informationen.

Aufbewahrung von Benutzerhandbüchern

Weglegen die Gebrauchsanweisung des Haushaltsgeräts in loser Schüttung in einem Karton, nicht weit von der Küche oder der Waschküche entfernt, in der es sich befindet.

Weglegen das Handbuch von Spielzeuge Kinder in einem Aktenschrank, in ihrem Zimmer, in Reichweite

Aufbewahrung von Katalogen und Broschüren

Weglegen Kataloge und Prospekt, in einer Kiste oder einem Behälter auf dem Couchtisch, in der Nähe des Sessels, in dem Sie fernsehen. Sie werden diesen Moment nutzen, um durch sie zu blättern, herauszuschneiden, was Sie interessiert, und in einen Korb zu Ihren Füßen alles zu werfen, was Sie nicht interessiert.

6 - Alle Papiere sind jetzt gut klassifiziert und angeordnet

Bewahren Sie Ihren neuen Aktenschrank ordentlich in der Reihenfolge im Regal oder im Schrank bis nächste Woche auf!

Notieren Sie dann in Ihrem Tagebuch das Datum, an dem Sie jedes Jahr die jetzt unbrauchbaren Papiere wegwerfen, die Sie dennoch in Ihren verschiedenen Ordnern archiviert haben!

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